Pengertian, Jenis & Prosedur Penyimpanan Arsip

loading...

BAB I

PENDAHULUAN


A. Latar belakang
Seorang pemimpin yang memiliki intensitas fungsi manajerial yang tinggi,sangat memerlukan bantuan sekretaris untuk meringankan tugasnya.pimpinan yang sangat sibuk tidak mungkin dapat mengingat segalanya,maka sekretaris harus mampu membantu pimpinana dalam menyusun arsip atau mengatur arsip sehingga dapat dengan mudah ditemukan kembali pada saat diperlukan dokumen-dokumen dapat dengan mudah dan cepat diketemukan pada saat dibutuhkan.

B. Tujuan penulisan
Adapun tujuan dari pada penulisan makalah ini adalah untuk dapat lebih mengetahui tentang cara-cara atau tekhnik-tekhnik pengarsipan yang baik. Dan juga tujuan daripada penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi persyaratan akademis,yakni untuk memenuhi tugas dari mata kuliah “manajemen perkantoran”











BAB II
PEMBAHASAN


A. Pengertian, Jenis & Prosedur Penyimpanan Arsip

A) Pengertian Arsip


Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain-lain.Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kartas, kertas film (celluloid), dan media komputer (disket, pita magnetik dan sebagainya). Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film(celluloid),dan media computer(disket,fita magnetic dan sebagainya)


B. Jenis-jenis arsip
Ditinjau dari sudut hokum dan perundang-undangan,terdapat dua jenis arsip,yaitu(Depkes,1971:43)
1. Arsip otentik
Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta(bukan fotocopy atau film)sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan,arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti yang sah.

2. Arsip tidak otentik
Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta,arsip ini dapat berupa fotocopy,film,microfilm,keluaran(output atau print out)computer, dan media computer seperti disket dan sebagainya.

C. System penyimpanan arsip
System penyimpanan adalah system yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan bekerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
System penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu .pada dasarnya ada dua jenis urutan,yaitu urutan abjad dan urutan angka. System penyimpanan yang berdasarkan huruf abjad adalah system mana(sering disebut system abjad),system geografis,dan system subjek.sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah system numeric,system kronologis dan system subjek numerik.
Pada umumnya system penyimpanan yang dapat dipakai sebagai system penyimpanan yang standar adalah system abjad,system numeric,system geografis dan system subjek.(Amsyah,2008:71)

D. Prosedur penyimpanan arsip
Prosedur penyimpanan arsip adalah langjah-langkah pekerjaan yang dilakukan
dengan akan disimpannya suatu warkat,ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses(file pending) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses(file tetap)
a. Penyimpanan sementara(file pending)
File pending atau file tidak lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses,file ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan.setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal,yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan,31 map bulan berikutnya,dan 31 map bulan berikutnya lagi.pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk(guide)bulan yang jumlanya 12.warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang dikehendaki.sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan.file pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip (filling cabinet) yang dipergunakan.
b. Penyimpanan tetap(file permanen)
Umumnya kantor –kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat.memamg pengalaman menunjukkan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan,sedang kalau sudah sampai kepenyimpanan,kecepatan penemuan dokumen memegang peranan.dan kecepatan ini banyak tergantung kepada system yang dipergunakan ,peralatan dan petugas filling.
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut(Amsyah,2008:5)

1. Pemeriksaan arsip
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus diminyakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan,maka pada kaus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang.

2. Mengindeks arsip
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa,atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan,pada system abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada suatu map dengan kata tangkap yang sama.

3. Memberi tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean,dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks,dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file,petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda(kode) penyimpanan yang sudah ada.

4. Menyotir arsip
Menyotir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan.langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan system penyimpanan yang dipergunakan.tanpa pengelompokkan petugas niscaya akan selalu bolak balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen,disamping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energy dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan,untuk system abjad, pengelompokkan didalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numeric dikelompokkan menurut kelompok angka, untuk system geografis dikelompokkan menurut nama tempat,dan untuk system subjek surat-surat dikelompokkan menurut kelompok subjek atau masalah.

5. Menyimpan arsip
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan system penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, system penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat system tersebut diatas akan sangat sesuai bilamana menggunakan lemari arsip,sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator,dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforetornya. Untuk mendapatkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar dari dan untuk satu komponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan(Amsyah,2003:63)

E. Tujuan dan Prosedur Kearsipan
F. SISTEM-SISTEM PENGARSIPAN
Ada 5 macam sistem pengarsipan
a. Sistem Abjad(Alphabetical filling system)
System abjad adalah system penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad,umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang,nama perusahaan/organisasi,nama tempat,nama benda,dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim(surat masuk) dan nama alamat yang dituju(surat keluar)
Cara menemukan dan menentukan ciri/tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal(caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa:
-nama barang
-nama peusahaan/organisasi
-nama tempat/daerah
-nama benda/barang
-istilah subyek atau angka(tergantung system pengarsipam yang dipakai)
Menentukan ciri/tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasikan surat tersebut melalui penunjukkan suatu tanda yang dijadikan tanda pengenal surat.unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri,atau bagian dari terkecil dari satu nama,sedangkan nama,merupakan judul/caption,jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.
Kode adalah suatu benda atau symbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau symbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau symbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai,atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah:
- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir,yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip
- Menyusun menurut susunan abjad
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip system abjad adalah
- Filling cabinet,adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen,surat-surat kantor.umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder, adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip,berbentuk segi empat,berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup
- Guide(petunjuk): merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder.bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder.terbuat dari karton tebal.
B. system perihal(pokok isi surat)
System perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk system perihal adalah:
1. Daftar indeks;adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan/masalah/hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana system ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi,masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama,sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu,apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang kecil disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
o Filling cabinet
o Guide
o Folder
o Kartu kembali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat,dengan cara
o Membaca surat untuk mengetahui isi surat
o Memberi kode surat
o Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali
C. Sistem nomor
Di dalam system nomor ada 4 macam
1. System nomor menurut dewey(system decimal/klasifikasi)
System ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor tang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam system ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
• Filling cabinet
• Guide
• Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan/masalah yang terdapat dalam kantor,setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
- pembagian utama,memuat kegiatan.masalah pokok dari kantor
- pembagian pembantu,memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu
Guna daftar klasifikasi adalah
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder,dan surat dalam filling cabinet
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
Cara menyimpan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali
2. System nomor menurut terminal digit
Didalam setiap kode ini penyimpanan atau kode penemuan kembali surat memakai system penyimpanan menurut terminal digit,yaitu system penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsiip.
Dalam sisitem ini yang diperlukan dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk penyimpanan surat yang terdiri atas;filling cabinet 10 laci,guide (setiap 10 guide),dan folder(setiap 10 guide)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam dalam system ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam system lain.yang berbeda disini adalah mengindeksnomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu langkah setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder

3. System nomor middle digit
System ini merupakan kombinasi dan system nomor Desimal Dewey dan system nomor terminal digit, yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah,sedangkan dua angka yang berada didepannya sampai berjumlah kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol depannya sampai berjumlah enam angka , cara penyimpanannya sama dengan system nomor terminal digit.
4. System nomor soundex(phonetic system)
System soundex adalah system penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokkan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam system ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.






 
BAB III
PENUTUP


Kesimpulan
Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain-lain.Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kartas, kertas film (celluloid), dan media komputer (disket, pita magnetik dan sebagainya). Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film(celluloid),dan media computer(disket,fita magnetic dan sebagainya)
















DAFTAR PUSTAKA
• Amsyah,zulkifli.2003.manajemen kearsipan modern,Jakarta:
Gramedia
• Amsyah,.2008. manajemen kearsipan.jakarta: gramedia.
• Undang –undang republic Indonesia nomor 7 tahun 1971. Tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan

loading...

Tweet