Pengertian Administrasi ketatausahaan Pendidikan

loading...

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pendidikan merupakan salah satu faktor penentu kemajuan sebuah negara. Apabila pendidikannya bagus, maka kemungkinan bangsa itu untuk maju juga besar. Akan tetapi, bila pendidikannya kurang bagus, maka bangsanya pun juga sulit untuk maju. Dengan pendidikan yang bagus, diharapkan penduduk suatu negara memiliki kemampuan yang lebih dan memiliki moral yang lebih bermartabat serta memiliki sudut pandang yang lebih luas dalam menghadapi suatu masalah ataupun perbedaan yang terjadi alam kehidupannya.
Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua bahan keterangan dan informasi yang berwujud warkat.
Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan.
Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang profesional dan kompeten dibidangnya.

B. Rumusan Masalah
Untuk membatasi bahasan yang akan diuraikan dalam pembahasan maka dirumuskan masalah sebagai berikut:
1. Apa yang dimaksud dengan administrasi ketatausahaan pendidikan ?
2. Apa saja jenis-jenis ketatausahaan ?
3. Bagaimana surat dan kepengurusannya?

C. Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan makalah ini adalah :
1. Sebagai bentuk untuk menyelesaikan tugas kelompok yang diberikan oleh dosen yang bersangkutan.
2. Untuk menambah pengetahuan guna membekali ilmu untuk kedepan bagi kita sebagai mahasiswa/i terkait didalam lembaga pendidikan nantinya.
3. Agar mahasiswa/i dapat mengetahui pengertian dari ketatausahaan pendidikan, jenis-jenis ketatausahaannya, bagaimana surat dan pengurusannya dan kegiatan lain dari ketatausahaan.















BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi ketatausahaan Pendidikan
Tata usaha, atau sering juga disebut tata laksana, merupakan bagian dari keseluruhan proses administrasi. Dalam bahasa Inggris, ada yang menyebutnya sebagai “Clerical Work”atau “Reporting and Recording System” atau “Office Management”, yaitu semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga administrasi tersebut berjalan lancar.
Di samping itu, tata usaha juga diartikan sebagai kegiatan melakukan penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi, untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
Sedangkan pengertian tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yaitu menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bagian keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat.
Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama. Menurut The Liang Gie (2000:50).
1. Menghimpun, yaitu: Kegiatan-kegiatan mencari data mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan jika diperlukan.
2. Mencatat, yaitu: Kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
4. Menggandakan, yaitu: Kegiatan memperbanyak dengan berbagai alat dan cara.
5. Mengirim, yaitu: Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu: Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu dan aman.

B. Jenis-jenis Kegiatan Ketatausahaan
Pekerjaan ketatausahaan bukan monopoli petugas administrasi saja, tetapi juga pegawai edukatif. Dalam bagian ini akan disajikan kegiatan tata usaha khususnya yang dilakukan oleh tenaga administratif. Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah:
a. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum. Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien. Penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang/beberapa orang guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan tulis besar diserahkan ke tata usaha.
b. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa. Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain:
1) Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir).
2) Mengisi buku induk dan buku klaper.
3) Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa.
4) Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya.
5) Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan yang lain.
6) Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun.
c. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil. Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai sipil antara lain:
1) Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya.
2) Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiran-lampiran yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan hak cuti atau pensiun.
3) Menyiapkan, menyimpan, dan menisci kartu pegawai.
4) Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai.
5) Membantu kepala sekolah dalam membuat laporan statistik keadaan pegawai edukatif dan administratif.
6) Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.
d. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah.
1) Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana, yaitu mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi: Pencatatan masuknya barang-barang, member label dan nomor inventaris, mengklasifikasikan.
2) Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan, dipinjam, dihibahkan (diberikan kepada lembaga lain atau perseorangan), disingkirkan.
e. Kegiatan yang menunjang penataan surat-menyurat. Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi: pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat (kearsipan), dan pengurusan surat-surat keluar.
1) Pengurusan surat-surat masuk (agenda)
a) Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang kolomnya terdiri dari: (tanggal diterimanya surat, nomor urut, kode, alamat surat, nomor surat, pokok surat/keterangan)
b) Menyerahkan surat kepada alamat,
c) Surat dibaca oleh alamat yang dituju dan diberi disposisi.
d) Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang dikehendaki demikian)
e) Tata usaha melaksanakan disposisi.
f) Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus surat keluar.
g) Pengarsipan surat tersebut.
2) Pengurusan surat keluar (ekspedisi). Pengurusan surat keluar dilakukan dengan urutan:
a) Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan dimintai tanda tangan.
b) Membubuhkan cap di sebelah kiti tanda tangan pimpinan.
c) Memasukkan surat yang akan dikirim ke dalam sampul dan megrsipkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan.
d) Mencatat surat ke dalam akan dikirim ke dalam buku ekspedisi.
e) Mengirimkan surat tersebut ke alamat.
3) Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan). Surat-surat yang sudah selesai diproses lalu diarsipkan. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut ke dalam filing cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dan mudah dicari kembali apabila diperlukan. Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip dilakukan:
a) Menurut tanggal masuknya surat.
b) Menurut pokok/surat.
c) Menurut daerah asal surat.
d) Menurut abjad nama pengirim surat. Untuk lebih mudahnya, biasanya warkat arsip tersebut dimasukkan ke dalam odner. Agar bahan-bahan yang terbuat dari kertas ini tidak lekas rusak dimakan ngengat, maka sebaiknya diberi kapur barus.
f. Kegiatan yang mengenai keuangan. Dalam keuangan sekolah, ada bermacam-macam bendahara. Bermacam-macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Bendahara Negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan yang mempunyai tugas menerima, membagikan, dan mempertanggungjawabkan. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai dan mengurusi uang otorisasi. Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan, proses pengajuan permintaannya sampai dengan proses pengambilan gaji.
g. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana. Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang sebenarnya sebagian besar sebenarnya telah berhubungan dengan ketatausahaan yang mengenai inventarisasi. Di samping penataan inventaris, tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan mendaftar kebutuhan. Selain kegiatan-kegiatan yang te;lah disebutkan yang berhubungan dengan bidang garapan administrasi sekolah, masih ada satu kegiatan lain yaitu kegiatan yang menunjang pengaturan tata ruang kantor, termasuk juga halaman dan ruang-ruang yang lain. Kegiatan ini kadang-kadang disatukan dengan kegiatan sarana menjadi kegiatan sarana prasarana. Kegiatan terakhir ini hampir seluruhnya dikerjakan oleh para pekerja atau pesuruh. Kegiatannya mencakup:
1) Menjaga kebersihan ruangan, halaman, dan tempat-tempat lain yang termasuk wilayah sekolah.
2) Menjaga keamanan khususnya pada waktu tidak berlangsung kegiatan belajar mengajar di sekolah.
3) Mengurus kebun dan tanaman-tanaman yang ada.
4) Mengedarkan surat edaran, pengumuman sekolah, mengantar surat ke instansi lain atau orang tua siswa dan sebagainya.
5) Menyediakan minuman untuk semua pegawai dan tamu.

C. Surat-surat dan Kepengurusannya
1. Jenis-jenis Surat. Beberapa surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah: surat dinas, nota dinas, memorandum (memo), surat pengantar, surat kawat, surat edaran, surat undangan, surat keputusan, instruksi, surat tugas, dan pengumuman.
a. Surat Dinas. Beberapa hal yang perlu diketahui sehubungan dengan surat dinas adalah sebagai berikut:
1) Klasifikasi surat dilakukan menurut sifat dan derajat
Menurut sifatnya, surat dinas dapat dibedakan atas:
a) Surat Rahasia: yaitu sangat rahasia dan rahasia
Sangat rahasia dipakai untuk dokumen, naskah, dan surat yang berhubungan dengan keamanan Negara, yang apabila disiarkan secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berhak, dapat membahayakan keamanan Negara. Sedangkan Rahasia dipakai untuk dokumen, naskah atau surat yang apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan, martabat pejabat atau lembaga yang bersangkutan.
b) Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingn mengikat, memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yamg diperlukan dalam waktu lama.
c) Surat biasa adalah surat yang informasinya tidak penting, tidak memerlukan tindak lanjut yang cepat.
b. Nota Dinas. Nota Dinas merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat atau unit organisasi di lingkungan instansi (sifatnya intern) untuk meminta penjelasan dan keputusan.
c. Memorandum (memo). Memorandum merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan instansi yang bersifat penyampaiannya tidak resmi (lugas).
d. Surat pengantar. Surat pengantar adalah surat yang digunakan mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat biasa atau formulir.
e. Surat kawat. Surat kawat atau telegram, merupakan berita yang disampaikan atau diterima melalui radio atau telegrafi mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Formulir surat kawat sudah disediakan oleh PERUMTEL.
f. Surat edaran. Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tapa memuat kebijaksanaan pokok, melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentanng cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.
g. Surat Undangan. Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat dan acara yang telah ditentukan..
h. Surat Keputusan. Surat keputusan merupakan suatu produk statuter yang memuat:
1) Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan statuta, atau pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, tim, dan lain-lainnya.
2) Pelimpahan atau penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pejabat.
3) Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentian pejabat/pegawai pada suatu jabatan atau pangkat, mutasi dan lain-lainnya.
4) Penempatan hal-hal yang bersifat umum atau prinsipil dalam rangka kebijaksanaan pokok.
i. Instruksi. Instruksi merupakan suatu produk statuer yang berlandaskan atau bersumber pada peraturan yang lebih tinggi atau berdasarkan kebijaksanaan pimpinan, yakni berisi:
1) Petunjuk-petunjuk secara teknis terperinci mengenai apa yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan.
2) Petunjuk dan tuntunan mengenai pelaksanaan suatu ketetapan/ kebijaksanaan dalam rangka melaksanakan ketetapan/kebijaksanaan tersebut.
j. Surat tugas. Surat tugas merupakan yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan dan memuat penunjuk apa yang harus dilakukan seseorang atau kelompok orang dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja.
k. Pengumuman. Pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum, ataupun dalam pihak-pihak yang terlibat dalam isi atau perihal yang dicakup dalam pengumuman tersebut.
2. Pengurusan Surat. Dalam penyusunan surat menyurat dikenal petugas perhimpunan (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah dan penata arsip.
a. Penerima surat bertugas :
1) Menerima surat
2) Menerima jumlah dan alamat surat.
3) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat.
4) Meneliti tanda – tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat, serta “kesahan” surat
5) Meneruskan kepada penyortir surat
b. Penyortir surat bertugas:
1) Menerima surat masuk.
2) Mengelompokkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi.
3) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.
4) Membuka surat dinas berdasarkan surat penting dan surat biasa, dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia (tertutup) dan surat pribadi.
5) Meneliti lampiran surat.
6) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat.
7) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau sudah tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.
c. Mencatat surat bertugas:
1) Menerima, menghitung, dan mencatat surat yang sudah diteliti
2) Mencatat surat tersubut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar surat rahasia.
3) Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah.
d. Pengarah bertugas:
1) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembaran pengantar atau kartu kendali, untuk itu serahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat.
2) Menyampaikan surat tersebut diatas kepada pengolah, dengan memulai petugas tata usha sekolah.
3) Menyimpan arsip kendali 1 lembar.
e. Pengolah bertugas:
1) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi kepada lembar disposisi yang telah tersedia.
2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya.
f. Penata arsip petugas:
1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada almari berkas sesuai dengan klasifikai yang berlaku
2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.
3) Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa surat yang sudah diolah sudah disimpan pada bagian arsip.












BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari pembahasan diatas dapat ditarik kesimpulan yakni sebagai berikut:
1. Tata usaha atau tata laksana adalah segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
2. Jenis-jenis kegiatan dalam ketatausahaan yaitu: Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum, Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa, Kegiatan yang menyangkut manajemen personil, Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah, Kegiatan yang menunjang penataan keuangan, Kegiatan yang menunjang manajemen sarana, Kegitan yang menunjang manajemen sarana.
3. Berdasarkan surat dan kepengurusannya, surat dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu : Surat dinas, Nota dinas, Memorandum (memo), Surat pengantar, Surat kawat (telegram), Surat edaran, Surat undangan, Surat keputusan, Instruksi, Surat tugas, dan Pengumuman

B. Saran
Setiap sekolah harus memiliki ketatausahaan yang baik agar semua urusan yang berhubungan dengan kepentingan sekolah dapat diatur dengan baik. Pegawai yang mengurusi bagian ketatausahaan hendaknya mengetahui tugas-tugas ketatausahaan.






DAFTAR PUSTAKA
Sukirman, Hartati dkk. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta: UNY Press

Asnawir, Administrasi Pendidikan, Padang: IAIN-IB Press, 2004

Rifai, Moh., Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: Jemmars, 1986

Sabri, Ahmad, Administrasi Pendidikan, Padang: IAIN-IB Press, 2000

loading...

Tweet